Mijn achterbuurman Rob en ik treinen regelmatig samen. Bij
toeval reizen we een aantal dagen in de week hetzelfde traject. Alleen in de
stiltecoupé is vaak nog een plekje te vinden. Daar lukt het ons niet altijd om
een gesprek te voeren. Vrijdags is dat anders. Weinig woon-werk verkeer. Zo ook
afgelopen vrijdag. Geen andere passagiers in onze coupé. Toch blijft het stil. Rob
kijkt door het raam naar buiten. Het valt me op dat hij er vermoeid en zorgelijk
uitziet. Via de weerspiegeling in het raam vangt hij mijn vragende blik en draait
zich om. Rob haalt zijn schouders op en zucht: “Als manager weet ik niet meer
wat ik moet doen om mijn medewerkers mee te krijgen in de komende
reorganisatie. Ze lijken wel verandermoe.”
Verandermoe
Niet vreemd natuurlijk. De reorganisatie die nu binnen zijn
organisatie speelt is al de zoveelste verandering in de afgelopen jaren.
Medewerkers lijken een beetje murw geslagen: “Mij wordt toch nooit wat
gevraagd!” Of mogelijk begrijpen ze de toedracht van de verandering niet: “Waarom
is deze noodzakelijk? Het gaat toch goed zoals we het nu doen en altijd hebben
gedaan? Misschien beseffen medewerkers niet welke maatschappelijke
veranderingen van invloed zijn op de huidige werkstromen en activiteiten.
Missen zij de essentie en inhoud van het ‘hoe en waarom?’ Voelen zij zich (mede
daardoor) onvoldoende betrokken bij deze materie én beslissing? Mogelijk is de kennis waarover zij beschikken
niet meegenomen in het veranderproces. Voelen zij zich hierdoor minder tot niet
serieus genomen?”
Interactie
Gedurende een veranderingsproces speelt participatie van
medewerkers een grote rol. Stimuleer daarom de interactie, de dialoog, tijdens
de verandering. Het management bij uitstek vormt een cruciale rol om deze
dialoog vorm te geven. Dialoog in plaats van alleen maar te informeren. Naast
openheid bevordert dit ook de betrokkenheid. Door medewerkers zelf het verhaal te
laten vertellen over hoe zij de verandering ervaren, stimuleer je de interactie.
En interactie zet aan tot veranderbereidheid. Bij veel reorganisaties is dit helaas
geen vanzelfsprekendheid.
Weerstand vermindert
Rob en ik bespreken een aantal mogelijkheden. Eén ervan is
om een (verander)film te maken met zowel managers als medewerkers in de
hoofdrol. Het maken van een soortgelijke film tijdens een reorganisatieproces
bij een andere organisatie leidde recent tot mooie resultaten. Het bleek een
ware vondst. In plaats van verzonnen karakters vervulden de medewerkers
(inclusief een aantal managers) hierin de belangrijkste rol. Via interviews vertellen
zij persoonlijke ervaringen en praktijksituaties die de verandering raken. Een
film waarin, naast formele feitelijkheden, ruimte is voor kwetsbaarheid. Door
verhalen systematisch rond het veranderthema te verzamelen, krijg je prachtig
inzicht in wat er speelt, wat medewerkers bezighoudt, waar zij mee worstelen en
wat zij nodig hebben om mee te gaan in de verandering. Want kent de manager de
medewerker wel echt? Deze vorm die uitnodigt tot interactie prikkelt de rest van
de veranderende organisatie ook. Betrokken collega’s herkennen zich in het verhaal
van de geïnterviewde medewerkers.
Effect
De film zorgt er ook voor dat het management signalen opvangt
via de verhalen van de medewerkers, dus inzicht krijgt in de onderstroom; ervaringen,
belevingen en emoties van alle betrokkenen. Deze signalen geven inzicht in wat
medewerkers echt denken, vinden en voelen. Door verhalen te activeren en uit te
wisselen krijgen abstracte formuleringen, waarin visie en strategie vaak zijn
gegoten, ook betekenis en worden concreet. Aspecten die de
veranderingsbereidheid vergroten. Als de kern van de veranderboodschap helder
is, kunnen mensen tot actie overgaan. Zij voelen zich betrokken en gehoord.
Rob’s frons vermindert en zijn ogen krijgen weer wat glans.
We praten samen verder over de mogelijkheden voor het maken van een
veranderfilm binnen de organisatie van Rob. Als we uitstappen op het
eindstation is Rob beduidend vrolijker dan toen hij instapte. Voor ons beiden
een positieve start van het weekend!
Diana de Groot | UITverGROOT helpt jou of je organisatie als je geen
woorden hebt om je te positioneren. Samen ontdekken we de kern van de boodschap
met behoud van eigen waarden, voortbordurend op wie jij bent
of wie je wilt zijn. Als bedrijf of als individu. Je krijgt eigen smoel. Je
spreekt klare taal. Jouw verhaal schudt mensen wakker. Kortom: een identiteit
om trots op te zijn. (06-1860 4571)
Geen opmerkingen:
Een reactie posten