maandag 20 maart 2017

Zijn jouw mensen bang voor verandering?

Van een afspraak weer richting huis, passeer ik op de karakteristieke Stadsgracht een zorginstelling. Precies een jaar geleden vonden in dit huis, na jarenlange verbouwing, ruim 100 ouderen een nieuw onderkomen. Tijdens de feestelijk opening toen bespeurde ik, te midden van het feestgedruis, ook enige terughoudendheid en gereserveerdheid bij de bewoners, allen inmiddels de 70 al ruim gepasseerd. Het is natuurlijk ook niet niks. Weg uit je vertrouwde omgeving. Afhankelijk zijn van anderen in een huis waarvan je de voorzieningen nog met onbekenden moet delen ook. Hoe zou het nu met de bewoners zijn?


Hoewel ik eigenlijk weinig tijd heb, overwint mijn nieuwsgierigheid en besluit ik er toch even een kijkje te nemen. Net als vorig jaar word ik ‘welkom geheten’ door de warmrood gekleurde tapijten op de houten vloer en de gezellige zitjes met daarboven de kleurrijke, veelal door de bewoners zelfgemaakte, schilderijen. Wanneer ik doorloop naar de activiteitenruimte van het verzorgingshuis, tref ik onderweg beleidsmedewerker Marian. De opgetogen stemming van vorig jaar blijkt echter 180 graden omgeslagen. Marian biedt me koffie aan en vertelt.

Aantasting van de huidige situatieGoed en wel gesetteld én gewend aan hun nieuwe thuissituatie, genoten de bewoners van hun rust. Tot het moment waarop - als gevolg van een politiek besluit - bekend werd dat andere plaatselijke welzijnsorganisaties óók hun intrek in dit pad zouden nemen. Op zich geen probleem, maar deze instellingen hebben een loketfunctie voor veelal kwetsbare doelgroepen. De mensen aan dit loket doen onder andere een beroep op gemeentelijke zorg en andere financiële tegemoetkomingen. Met andere woorden; er ontstaat een constante in- en uitloop van een ander type cliënt. Mensen die de huidige bewoners niet kennen. Aantasting van de serene rust, warmte en geborgenheid die er nu heersen wordt gevreesd. Daarnaast zijn ze niet bekend met de achtergrond van deze ‘nieuwkomers’.

“Eigenlijk zijn ze gewoon bang”, vertelt Marian en stelt vervolgens direct de vraag: “Hoe nemen we deze angst weg of zorgen we in ieder geval voor vermindering ervan?”


Angst omzetten in vertrouwen

Een tegenwoordig alom bekend probleem: De concentratie van zorgfuncties op één plek, waarbij het begrip ‘zorg’ de gemeenschappelijke deler in woord is, maar de invulling ervan en de doelgroepen totaal uiteenlopen. Hoewel, waarom de heersende angst niet omzetten in ‘ontdekken’ en ‘leren van en met elkaar’? Waarom de nieuwkomers niet via een ieders unieke verhaal met elkaar kennis laten maken? In een situatie waar de één iets brengt, de ander iets haalt en vice versa. Zo voelt de nieuwkomer zich welkom en neemt de angst bij de huidige bewoner af. Leren van elkaar. Delen met elkaar. Ik stel mezelf de vraag: waarom het verhaal dat ongetwijfeld verbindt niet faciliteren?

Aandacht voor het wederzijdse verhaal

Ideeën genoeg. Maar die wél - omwille van de diverse kwetsbare doelgroepen - voordat ze geïnitieerd kunnen worden zorgvuldige voorbereiding vereisen. In overleg met directie en betrokkenen koppel ik 10 bewoners aan cliënten uit de diverse welzijnsinstellingen. Hierdoor ontstaan gemêleerde koppels. Via diverse – al dan niet gecreëerde - situaties ontstaat ruimte voor het wederzijdse verhaal. Gepensioneerde fietsenmaker Jan bijvoorbeeld maakt door dit initiatief kennis met de 28-jarige alleenstaande moeder Linda. Hij ondersteunt haar bij diverse technische klusjes. Marie, met Alzheimer, leert migrant Adil beter kennen tijdens het gezamenlijk tuinieren in de binnentuin. En zo meer echte verhalen van echte mensen die - ongeacht leeftijd en/of achtergrond - iets hebben meegemaakt. Oftewel mensen die elkaar iets te vertellen hebben. Verhalen waarmee mensen zich kunnen identificeren. Verhalen die inspireren en verwelkomen.

Ruimte voor de dialoog

Ondanks de geregisseerde ontmoetingen, ontstaat er spontaan een verhaal dat ik opschrijf en verwerk tot een zowel digitaal als fysiek naslagwerk. Ook beelden spelen hierin natuurlijk een belangrijke rol. Daarom laat ik, naast het maken van foto’s, de ontmoetingen filmen. Vooral deel ik deze verhalen onder andere via social media en de lokale pers. De reacties zijn overweldigend, maar bovenal hartverwarmend. De mensen en situaties worden herkend. Ruimte ontstaat voor dialoog. Ervaringen worden uitgewisseld, waarbij sociale cohesie de boventoon voert. De film laat ik monteren tot een documentaire die vertoond wordt tijdens een heuse première in een uitverkocht filmhuis.

En het werkt!

Angst? Zorg om nieuwkomers? Vooral als deze mensen anders zijn dan jij? Heel begrijpelijk. Met de juiste aandacht voor de achtergronden en de verschillende situaties ontstaat er een verhaal. En raak je vaak de essentie van het probleem. Het verhaal zorgt voor het delen van geschiedenis, idealen, opvattingen en vooral ideeën waardoor weer ruimte ontstaat voor wederzijds begrip. Het - door alle betrokkenen gedragen - traject resulteerde in een gezamenlijke koers richting een duurzame organisatie.

Vind je het ook lastig om verscheidenheid van groepen samen te brengen? Weet je niet hoe je met respect voor een ieders belang en identiteit het gemeenschappelijke organisatiedoel bereikt? Neem gerust contact op voor een vrijblijvend gesprek over hoe verhalen (en de vorm) kunnen bijdragen in het bereiken van jouw gewenste doelstellingen.

Diana de Groot | UITverGROOT helpt jou of je organisatie als je geen woorden hebt om je te positioneren. Samen ontdekken we de kern van de boodschap, met behoud van eigen waarden, voortbordurend op wie jij bent of wie je wilt zijn. Als bedrijf of als individu. Je krijgt eigen smoel. Je spreekt klare taal. Jouw verhaal schudt mensen wakker. Kortom: een identiteit om trots op te zijn. (am.degroot@home.nl – 06 1860 4571)

woensdag 1 maart 2017

Waar zit de kennis van jouw organisatie verstopt?

Per abuis een uur te vroeg op locatie voor mijn eerste afspraak. Blij dat ik tijdens het wachten bij toeval oud-collega Frank tref. Sinds kort heeft hij een nieuwe functie in een ander team en komt er op zijn nieuwe werkplek al vrij snel achter dat hier een schat aan kennis ‘verborgen’ zit waar de rest van de organisatie absoluut belang bij heeft. Frank: ‘Onvoorstelbaar dat we zo weinig gebruik maken van elkaars kennis en kwaliteiten!’

Talent en krachten bundelen
Frank vertelt dat hij samen met zijn collega’s het plan heeft opgevat om de binnen zijn team aanwezige kennis aan te vullen met die uit alle geledingen van de organisatie. Om daarmee nóg meer kwaliteit te kunnen leveren. Alleen is deze kennis tot dusver zodanig versnipperd dan wel verstopt, dat het team geen zicht (meer) heeft op wie mogelijk relevante kennis paraat heeft en waar deze is ondergebracht. Talenten en krachten bundelen en benutten, daar zoekt Frank eigenlijk een format voor. Hoe bereikt hij dit? Hoe initieert Frank de eerste stap richting een organisatie die zonder hiërarchisch verbonden te zijn toch beroep op elkaars kennis doet? En hoe brengt hij collega’s of partners in beweging om mee te doen?

Verandering begint met een goed verhaal
Interessant! En geen toeval dat wij elkaar treffen, want elke verandering of beweging begint uiteraard met een goed verhaal. We plannen een afspraak waarin ik met het complete team aan de slag ga om de kernboodschap boven tafel te krijgen. Ik leg hen eerst een paar vragen voor: Wat zijn de kernactiviteiten van Frank's team? Wat wil het team bereiken? En met wie? 
Om dat in een paar zinnen kernachtig te formuleren blijkt al best lastig. Via een aantal treffende (werk)vormen leid ik Frank en zijn collega’s langs de wegen die nodig zijn om tot een goed, helder en aansprekend verhaal te komen.

Betekenis geven aan de kernactiviteiten
Onder andere vraag ik het team om een aantal willekeurige, maar wel toepasselijke nieuwsberichten intensief te scannen op zowel persoonlijke als werk gerelateerde kernwaarden. Het dwingt de collega’s min of meer om na te denken over de kern van het eigen werk alsook de noodzaak tot verbinding met de rest van de organisatie. De interactie die hierdoor ontstaat, zorgt voor een eerste gemeenschappelijke verhaallijn toegespitst op de kernactiviteiten en essentie van het team. Door dit verhaal vervolgens een aantal keren hardop aan elkaar te vertellen en waar nodig bij te stellen, wordt opnieuw helder wat nodig is om de veelal abstracte thema’s en doelstellingen begrijpelijker en daardoor aansprekender te maken. De kernboodschap blijft intact. Sterker nog: wordt aangescherpt tot een expliciet en gemeenschappelijk gedragen verhaal.

De boodschap is helder
In een kernachtige pitch staat nu omschreven waar het team voor staat en over welke kwaliteiten het beschikt. En met dit ‘sluitende’ verhaal, nodigt Frank’s team een paar weken later mogelijke partners uit om aansluiting te zoeken en samen te werken aan het gemeenschappelijk organisatiedoel. De boodschap is helder. Men weet én is namelijk overtuigd van waar het team voor staat. Dit blijkt vooral tijdens een live event waar de ‘nieuwe’ partners gelegenheid krijgen om met elkaar kennis te maken. Aan de uitnodiging tot deelname aan de toekomstige netwerkorganisatie is massaal gevolg gegeven.

Identificeren en committeren aan de beoogde doelstellingen
Meer dan verwacht en gehoopt blijkt menig collega en/of partner zich te kunnen identificeren met de kernactiviteiten, zich te committeren aan de beoogde doelstellingen en hiervoor eigen kennis en ervaring beschikbaar te stellen. Kortom: aansluiting te zoeken bij Frank’s team!

Lukt het je niet om de kernactiviteiten van jouw organisatie op een krachtige manier te verwoorden? Jouw organisatie of team op een treffende en krachtige manier te positioneren? Duidelijk te maken waar je voor staat?

Diana de Groot | UITverGROOT helpt jou of je organisatie als je geen woorden hebt om je te positioneren. Samen ontdekken we de kern van de boodschap, met behoud van eigen waarden, voortbordurend op wie jij bent of wie je wilt zijn. Als bedrijf of als individu. Je krijgt eigen smoel. Je spreekt klare taal. Jouw verhaal schudt mensen wakker. Kortom: een identiteit om trots op te zijn. (am.degroot@home.nl / 06 – 1860 4571